Роз’яснення Головного управління Пенсійного фонду України в Луганській області щодо подання відомостей про трудову діяльність працівників та як відслідковувати стан обробки звернень на оцифрування трудових книжок.

Згідно Закону України від 05.02.2021 № 1217-IX “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі” (далі — Закон 1217), який набув чинності в повному обсязі з 10.06.2021, включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.

Таким чином, згідно вимог Закону 1217 роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026 року.

Відповідно Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1, відомості про трудову діяльність працівника подаються до Пенсійного фонду України через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua ) в електронній формі з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису осіб, які подають інформацію, одним із таких способів:

- у вигляді копій передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування;

- в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Під час проведення роботи по оцифруванню надісланих страхувальниками скан-копій документів про стаж спеціалістами ПФУ проводиться вхідний аналіз повноти їх надання та якості сканування.

Найбільш часто фіксуються наступні невідповідності встановленим вимогам, які унеможливлюють опрацювання звернення:

- документи належать іншій особі (невірно сформовано звернення);

- помилка у реєстраційному номері облікової картки платника податків (РНОКПП);

- відсутня титульна сторінка й неможливо визначити її належність особі, вказаної у зверненні;

- відсутні окремі аркуші, зокрема сторінки з нагородженнями та відзнаками;

- чорно-біла скан-копія; скан-копія з копії трудової книжки (ТК);

- зрізані поля документу однієї чи кількох сторінок (зазвичай права сторінка, не можна визначити дату чи номер наказу або іншого документа);

- нечітке зображення копій сторінок (не можливо прочитати та оцифрувати - при скануванні виконавцем вибрано малу роздільну здатність або застосовано надмірне стискання pdf-файлу);

- невідповідний формат файлів (встановлені формати: *.pdf — зазвичай декілька сторінок, або повна ТК, *.jpg — скан-копія одного розвороту ТК або сторінки іншого документу).

У разі встановлення зазначених невідповідностей, фахівцями ПФУ проводиться скасування виконання таких звернень і надається повідомлення страхувальнику або застрахованій особі з обґрунтуванням причини.

З метою забезпечення належного та своєчасного наповнення Реєстру інформацією, необхідною для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством, страхувальнику необхідно відслідковувати стан обробки надісланих звернень.

Для цього пропонуємо, за допомогою пункту меню веб-порталу “Відомості про трудові відносини”, здійснити пошук звернень в статусі “Відхилено” та “Скасовано виконання”, переглянути деталі звернення, ознайомитися із повідомленням про причини не опрацювання та в межах компетенції вжити заходи щодо усунення помилок, сформувати повторне звернення по застрахованій особі.

Зауважуємо, що пошук звернень можна виконати також по окремій застрахованій особі, вказавши її реєстраційний номер облікової картки платника податків, або за період, зазначивши у відповідних полях інтервал З-По, або за статусом, та здійснити пошук по всьому масиву звернень на оцифрування документів про стаж, поданих страхувальником.

З урахуванням вищевикладеного, пропонуємо переглянути результати виконання поданих звернень, та, у разі необхідності, виправивши подати нове звернення, та таким чином сприяти надходженню до Реєстру відомостей про трудову діяльність кожного з працівників.

Також звертаємо увагу, що за наявності трудової книжки та інших документів про стаж на руках у працівників, вони можуть подати скан-копії своїх документів особисто засобами веб-порталу ПФУ з використанням кваліфікованого електронного підпису.